Objetivo

Registrar correctamente los datos comerciales y fiscales de un cliente para utilizarlo en cotizaciones, facturas, créditos y reportes.

Crear un cliente

1. Abre Clientes desde el menú principal.
2. Selecciona Nuevo cliente.
3. Introduce el RUC, NIT, cédula, pasaporte u otra identificación aplicable.
4. Completa el nombre o razón social.
5. Introduce el teléfono.
6. Selecciona el tipo de cliente para facturación electrónica.
7. Completa correo, dirección y persona de contacto.
8. Configura la ubicación fiscal cuando corresponda.
9. Revisa condición fiscal, descuento, precio y crédito.
10. Guarda el cliente.

Los campos mínimos definidos por el sistema son identificación, nombre y teléfono. Sin embargo, una factura electrónica puede requerir información adicional según el país y tipo de contribuyente.

Datos para Panamá

• Introduce RUC y DV cuando aplique.
• Selecciona Gobierno, empresa contribuyente, persona natural contribuyente, extranjero o consumidor final.
• Para contribuyentes, completa provincia, distrito, corregimiento y código de ubicación.
• Utiliza Validar RUC para consultar los datos disponibles en DGI.
• Revisa el formato del teléfono y el correo.

Datos para Colombia

• Introduce NIT, cédula, pasaporte u otro documento.
• Selecciona el tipo de documento DIAN correcto.
• Selecciona el municipio mediante el catálogo DANE.
• Completa dirección, teléfono y correo.

Editar un cliente

1. Abre Clientes.
2. Busca por nombre, identificación, correo o teléfono.
3. Abre las acciones del cliente y selecciona Editar.
4. Realiza los cambios.
5. Guarda y confirma el mensaje de actualización.

Los cambios no deben utilizarse para alterar datos fiscales de documentos que ya fueron emitidos. Una factura aceptada conserva los datos enviados en el momento de la emisión.

Eliminar un cliente

Antes de eliminarlo, confirma que no sea necesario para historial, cuentas por cobrar, facturas o reportes. Cuando exista información relacionada, se recomienda conservar el cliente y restringir su uso en lugar de perder trazabilidad.

Errores frecuentes

• Identificación requerida: completa RUC, NIT, cédula o pasaporte.
• Nombre requerido: introduce el nombre completo o razón social.
• Teléfono requerido o inválido: corrige el formato.
• Ubicación completa requerida: selecciona todos los niveles geográficos.
• Correo requerido o inválido: completa un correo válido para el tipo de cliente.
• RUC no registrado: verifica el número antes de decidir si corresponde consumidor final.

Cuándo escalar a soporte

Escala si el cliente cumple todas las validaciones y no puede guardarse, si la consulta fiscal devuelve información contradictoria o si existen registros duplicados que no pueden consolidarse.