Objetivo

Crear una solicitud formal de productos o servicios para un proveedor y llevarla por los estados Pendiente, Aprobada, Enviada y Recibida.

Una orden de compra organiza lo solicitado, pero por sí sola no aumenta el inventario. El stock se actualiza cuando la mercancía se registra mediante Recibir y Facturar.

Antes de comenzar

Verifica lo siguiente:

• El proveedor está registrado.
• Los productos o servicios están activos.
• Los productos con variantes o empaques tienen su configuración completa.
• La condición de pago y los días de crédito del proveedor están actualizados.
• El prefijo y correlativo de órdenes de compra están configurados. Si no existe una configuración propia, el sistema usa el prefijo OC.

Los productos compuestos o combos no se ofrecen en este formulario porque no se compran directamente; se compran sus componentes.

Crear la orden

1. Abre Compras.
2. Selecciona Órdenes de compra.
3. Pulsa Nueva orden de compra.
4. Busca el proveedor por nombre o identificación y selecciónalo.
5. Si el proveedor no existe, utiliza el botón con el icono de persona para crearlo sin abandonar la operación.
6. Revisa Fecha pedido y Fecha entrega estimada. La fecha estimada inicia, de forma predeterminada, siete días después.
7. Revisa la Condición de pago: Contado, Crédito o Mixto.
8. Si eliges Crédito, introduce los días correspondientes.

Al seleccionar el proveedor, el sistema toma su condición de pago y días de crédito predeterminados. Estos valores pueden modificarse en la orden.

Agregar productos o servicios

1. Selecciona primero el proveedor; sin él, el buscador de artículos permanece deshabilitado.
2. Busca por nombre, código o código de un empaque de compra.
3. Selecciona el producto, servicio o presentación requerida.
4. Si el producto usa variantes, selecciona la variante correcta.
5. Revisa la cantidad y el costo unitario.
6. Repite el proceso para cada línea.

El buscador también permite:

• Agregar por coincidencia exacta del código al pulsar Enter.
• Localizar empaques configurados para Compra o Ambos.
• Ver la existencia actual de productos sin variantes.
• Crear un producto o servicio desde el mismo formulario.

Descuentos, impuestos y totales

En cada línea puedes modificar:

• Cantidad.
• Precio o costo unitario.
• Descuento como monto fijo o porcentaje.

También puedes aplicar un Descuento global en dinero y agregar una razón opcional.

El sistema calcula subtotal, descuento por línea, ITBMS y total. Si el proveedor está marcado con condición fiscal Exento, el cálculo fuerza el impuesto a cero para la orden.

Revisa siempre el total antes de guardar. Un descuento global mayor que el total de las líneas puede producir un total inválido y debe corregirse manualmente.

Guardar y avanzar el estado

1. Agrega notas internas si son necesarias.
2. Agrega términos y condiciones para el proveedor.
3. Pulsa Crear Orden de Compra.

El sistema asigna el correlativo y crea la orden en estado Pendiente. Desde la tarjeta de la orden puedes continuar así:

1. Aprobar: cambia de Pendiente a Aprobada.
2. Marcar enviada: cambia de Aprobada a Enviada.
3. Recibir y Facturar: está disponible en Aprobada, Enviada o Recibida parcial.

Cuando la recepción incluye todo lo ordenado, la orden queda Recibida. Si se recibe solo una parte, queda Recibida parcial.

Buscar y revisar órdenes

El listado permite buscar por número de orden o nombre del proveedor. Cada tarjeta muestra:

• Número y proveedor.
• Estado.
• Fecha del pedido y entrega estimada.
• Cantidad de líneas.
• Condición de pago.
• Total.

Eliminar una orden

La tarjeta incluye una acción de eliminación con confirmación. Antes de eliminar, confirma que no existan recepciones o facturas relacionadas. Para conservar trazabilidad, es preferible mantener la orden cuando ya forma parte de una compra.

Problemas frecuentes

• No puedo agregar productos: selecciona primero un proveedor.
• El producto no aparece: verifica que esté activo y que no sea un producto compuesto.
• No aparece un empaque: debe estar activo y configurado como Compra o Ambos.
• El impuesto sale en cero: revisa si el proveedor está marcado como exento.
• No aparece Recibir y Facturar: la orden debe estar Aprobada, Enviada o Recibida parcial.
• El total no coincide: revisa descuentos por línea, descuento global, costo, cantidad y condición fiscal.

Cuándo escalar a soporte

Escala si el correlativo se repite, el estado no cambia, una variante o empaque correcto no aparece, o la orden queda recibida sin haberse creado la factura correspondiente.