Objetivo

Registrar la mercancía recibida contra una orden de compra, crear la factura del proveedor y actualizar el inventario con las cantidades realmente recibidas.

Requisitos

• La orden debe estar Aprobada, Enviada o Recibida parcial.
• Debes tener el número de factura del proveedor.
• Las cantidades físicas deben estar verificadas.
• Para productos por lote o serial, debes tener los datos de trazabilidad antes de guardar.
• Los instrumentos de pago deben estar configurados si la factura será de contado o mixta.

Iniciar la recepción desde la orden

1. Abre Compras > Órdenes de compra.
2. Localiza la orden.
3. Pulsa Recibir y Facturar.
4. En la ventana de selección, marca solamente las líneas recibidas.
5. En Recibir, introduce la cantidad física recibida de cada línea.
6. Pulsa Cargar Items.

También puedes abrir Facturas de compra > Nueva factura, pulsar el botón OC y seleccionar una orden pendiente. Si ya habías seleccionado un proveedor, el listado se limita a sus órdenes.

Recepción completa y parcial

La recepción se considera Completa cuando todas las líneas están seleccionadas y cada cantidad recibida es igual o mayor que la cantidad ordenada.

Se considera Parcial cuando:

• Se desmarca una o varias líneas.
• Una cantidad recibida es menor que la ordenada.

Al guardar:

• Completa: la orden cambia a Recibida.
• Parcial: la orden cambia a Recibida parcial y permite volver a usar Recibir y Facturar.

Precaución en una segunda recepción

En esta versión, al volver a abrir una orden parcialmente recibida, el selector presenta nuevamente las cantidades originales de la orden. Antes de confirmar otra recepción:

1. Consulta las facturas de compra ya creadas para esa orden.
2. Calcula el saldo pendiente por línea.
3. Selecciona únicamente lo recibido en esta ocasión.
4. No vuelvas a cargar unidades registradas anteriormente.

Esto evita duplicar entradas de inventario.

Completar la factura del proveedor

Después de cargar la orden:

1. Confirma el proveedor y el indicador de la orden cargada.
2. Introduce N.º Factura del Proveedor.
3. Revisa tipo de pago, días de crédito y fechas.
4. Confirma cantidades, costos, descuentos e impuestos.
5. Si el costo cambió, decide si actualizar los precios de venta cuando el sistema muestre la alerta.
6. Completa lotes o seriales cuando corresponda.
7. Si es contado o mixto, completa los instrumentos de pago.
8. Agrega notas.
9. Pulsa Registrar Compra.

Productos con lote

Para una línea controlada por lote:

1. Agrega uno o varios lotes.
2. Introduce el número de cada lote.
3. Introduce la cantidad correspondiente.
4. Agrega fecha de vencimiento y fabricación según la configuración del producto.
5. Verifica que la suma de los lotes sea igual a la cantidad recibida.

El sistema impide guardar si existen lotes cargados sin número o si su suma no coincide con la cantidad de la línea.

Productos con serial

Escribe o escanea cada serial y agrégalo a la línea. La cantidad se ajusta según el número de seriales registrados. Revisa que cada serial sea único y corresponda físicamente al artículo recibido.

Qué ocurre al guardar

Para cada producto —los servicios no mueven stock— el sistema:

• Crea la factura de compra.
• Convierte empaques a unidades base mediante su factor.
• Registra una entrada de inventario.
• Actualiza el costo de compra promedio usando el stock y costo existentes.
• Crea los registros de lotes o seriales suministrados.
• Actualiza la variante cuando corresponde.
• Cambia el estado de la orden a Recibida o Recibida parcial.

Validación posterior

1. Abre Facturas de compra y busca el número del proveedor.
2. Abre el detalle y revisa los artículos, total y saldo.
3. Consulta Reportes > Inventario > Inventario Físico para verificar la existencia.
4. Si fue parcial, vuelve a la orden y confirma que muestre Recibida parcial.

Problemas frecuentes

• La orden no aparece: puede estar Cancelada o Recibida, o estar filtrada por otro proveedor.
• Se duplicó el stock: probablemente se volvió a registrar una cantidad ya recibida en una recepción parcial.
• No permite guardar los lotes: revisa números y suma de cantidades.
• Faltan seriales: compara la cantidad de la línea con los seriales ingresados.
• El inventario no cambió: confirma que la línea sea un producto y que la factura se haya guardado con éxito.

Cuándo escalar a soporte

Escala si se crea la factura pero no el movimiento de inventario, si una recepción completa queda parcial, o si un reintento genera dos entradas para el mismo documento.