Objetivo

Registrar una factura recibida de un proveedor, con o sin orden de compra, y controlar su pago, saldo e impacto en inventario.

Formas de iniciar

Abre Compras > Facturas de compra y pulsa Nueva factura. Desde el formulario puedes trabajar de tres formas:

• Registro directo: seleccionas proveedor y artículos manualmente.
• Desde una OC: el botón OC carga una orden pendiente y permite recibirla completa o parcialmente.
• Desde una factura anterior: el botón Factura carga una factura como plantilla.

La plantilla copia proveedor, líneas, descuentos y notas, pero no copia el número de factura, fechas, orden de compra ni instrumentos de pago.

Completar el encabezado

1. Selecciona el proveedor.
2. Si no existe, utiliza el botón de nuevo proveedor.
3. Introduce el N.º Factura del Proveedor; es obligatorio.
4. Selecciona el tipo de pago: Contado, Crédito o Mixto.
5. Para Crédito, introduce los días correspondientes.
6. Revisa Fecha Factura y Fecha Vencimiento.

En Contado, la fecha de vencimiento se iguala a la fecha de factura y no se puede editar. La condición y los días de crédito se toman inicialmente del proveedor.

Agregar las líneas

1. Busca productos o servicios por nombre o código.
2. También puedes localizar empaques por sus códigos de compra.
3. Selecciona variante o empaque si aplica.
4. Introduce cantidad y costo.
5. Agrega descuento por monto o porcentaje cuando corresponda.
6. Revisa el impuesto, subtotal y total.
7. Agrega un descuento global y su razón si corresponde.

Los productos compuestos no aparecen como artículos comprables. Si el proveedor está marcado como exento, el impuesto de las líneas se calcula en cero.

Cuando cambias el costo de un producto, el sistema puede mostrar Cambio de costo detectado. Puedes ajustar Precio 1, 2 y 3 mediante estas opciones:

• Mantener el porcentaje de margen.
• Mantener la ganancia en dinero.
• No cambiar el precio.
• Introducir un valor manual.

También puedes omitir el ajuste de precios de venta.

Lotes y seriales

• Lotes: distribuye la cantidad entre uno o varios números de lote y completa las fechas requeridas. La suma debe coincidir con la cantidad de la línea.
• Seriales: escribe o escanea cada serial. La cantidad de la línea se ajusta a la cantidad de seriales agregados.

Registrar el pago

Crédito

No solicita instrumentos en el formulario. Al guardar:

• Monto pagado: cero.
• Saldo pendiente: total de la factura.
• Estado: Pendiente.

Contado

Debes completar por lo menos un instrumento. Cada fila necesita método y monto, y la suma debe ser exactamente igual al total de la factura.

Mixto

Registra en los instrumentos la parte pagada ahora. El resto queda como saldo pendiente. No introduzcas una suma mayor que el total.

Los métodos disponibles provienen de Configuración > Instrumentos de Pago. Puedes agregar varios instrumentos, con referencia, cuenta de origen y fecha.

Afectar saldo de la cuenta

• Desactivado: guarda el desglose dentro de la factura, pero no modifica saldos financieros.
• Activado: todos los instrumentos deben tener una cuenta de origen. El sistema crea un egreso por cada instrumento y descuenta su monto del saldo de la cuenta.

Guardar la factura

Pulsa Registrar Compra. El sistema valida como mínimo:

• Proveedor seleccionado.
• Una o más líneas.
• Número de factura del proveedor.
• Lotes cargados correctamente.
• Instrumentos completos para Contado o Mixto.

Después crea un correlativo interno con el prefijo configurado —por defecto COMP—, actualiza inventario de productos y registra el estado financiero de la factura.

Estados de la factura

• Pendiente: conserva saldo por pagar.
• Pagada: el monto registrado cubre el total.
• Parcial: existe pago o devolución parcial y permanece una diferencia.
• Vencida: saldo vencido.
• Cancelada/Anulada: documento sin vigencia operativa, cuando exista ese estado en los datos.
• Devuelta: las devoluciones acumuladas cubren el total original.

Buscar, consultar e imprimir

En el listado puedes buscar por:

• Proveedor.
• Número de factura del proveedor.
• Correlativo interno.

Pulsa la tarjeta o Ver detalle para consultar proveedor, fecha, tipo de pago, estado, líneas, impuestos, total, saldo y notas. El detalle incluye una opción de impresión.

Problemas frecuentes

• No hay métodos de pago: configúralos en Configuración > Instrumentos de Pago.
• No hay cuentas de origen: créalas en Finanzas > Cuentas Financieras.
• La suma de contado no coincide: ajusta los instrumentos al total exacto.
• No permite afectar saldo: selecciona una cuenta en cada instrumento.
• No aparece un artículo: debe estar activo y no ser un combo.
• El stock no cambió: confirma que la línea sea un producto y no un servicio.
• El costo o precio quedó incorrecto: revisa la decisión tomada en el diálogo de cambio de costo.

Cuándo escalar a soporte

Escala si se guarda la factura sin el movimiento de inventario, el saldo no coincide con los instrumentos, la cuenta financiera se afecta dos veces o el correlativo interno se duplica.