Objetivo

Dar seguimiento a las propuestas enviadas y, cuando corresponda, convertir una cotización en una factura fiscal de Panamá mediante el PAC configurado.

Alcance: el flujo Facturar descrito aquí corresponde a Panamá. No debe utilizarse como guía para Colombia ni para otra localización.

Estados disponibles

Una cotización puede aparecer como:

• Pendiente: todavía no tiene una decisión final.
• Aprobada: el cliente aceptó la propuesta.
• Rechazada: el cliente no la aceptó.
• Convertida en factura: ya se utilizó como origen de una venta.
• Vencida: superó su fecha de validez.

Buscar y revisar una cotización

1. Abre Cotizaciones.
2. Usa la búsqueda por número o por nombre del cliente.
3. Identifica la cotización por fecha, estado y total.
4. Abre la vista previa para confirmar productos, cantidades, descuentos, notas y condiciones.
5. Si necesitas entregarla al cliente, abre la opción de PDF y revisa el documento antes de descargarlo o imprimirlo.

Registrar la respuesta del cliente

1. Abre las acciones de la cotización.
2. Selecciona el estado que corresponda: Aprobada o Rechazada.
3. Confirma que el cambio se refleje en el listado.

No marques una cotización como aprobada hasta contar con la aceptación del cliente. Si la propuesta cambió, edítala y vuelve a revisar sus totales antes de continuar.

Convertirla en factura

1. Localiza una cotización Pendiente o Aprobada que aún no esté asociada a una factura.
2. Abre sus acciones y selecciona Facturar.
3. Revisa el cliente, las líneas, las cantidades, los precios y los impuestos antes de confirmar.
4. Escribe la palabra de confirmación solicitada por la pantalla.
5. Confirma y espera el resultado del PAC. No cierres la pantalla mientras se genera el XML y se transmite el documento.
6. Si el PAC aprueba la factura, comprueba que el nuevo documento aparezca en Facturación.

La conversión usa automáticamente estos valores en la versión revisada:

• los descuentos de las líneas se establecen en cero;
• el método de pago se registra como Efectivo;
• el código de pago DGI se registra como 02;
• la factura queda como Pagada, por el total completo y con saldo pendiente cero;
• la fecha de vencimiento se calcula a 30 días;
• la fecha y hora fiscal se generan con la zona horaria de Panamá.

Estos valores no se editan dentro del diálogo de conversión. Si no corresponden a la operación real, no confirmes el proceso; crea la factura por el flujo que permita seleccionar correctamente el cobro y los datos fiscales.

Qué ocurre con la cotización original

El sistema primero genera el XML, lo envía al PAC y espera su aprobación. Solo después de recibir una respuesta satisfactoria crea la factura timbrada, actualiza el correlativo y elimina la cotización original.

Si el PAC rechaza el documento o se presenta un error antes de la aprobación, la cotización no debe eliminarse. Revisa el mensaje devuelto, corrige la configuración o los datos necesarios y vuelve a intentarlo únicamente cuando la causa esté resuelta.

Importante: después de una conversión aprobada, la cotización deja de aparecer porque se elimina; no queda conservada como un registro independiente con estado «convertida».

Resultado esperado

La factura queda registrada y timbrada con la referencia a la cotización de origen, los datos fiscales aprobados por el PAC y los valores automáticos descritos arriba. El operador puede consultar el nuevo documento desde Facturación.